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Documenti digitali
la strada per l'efficienza

L'archiviazione ottica sostitutiva e la gestione informatica sono i nuovi strumenti per rilanciare la competitività dell'impresa

Scansie colme di libri, montagne di atti e fiumi di fascicoli alla ricerca di una sistemazione: la conservazione dei documenti cartacei è una delle principali aree di inefficienza per aziende ed enti pubblici.

Onerosità e tempi di ricerca elevati nella gestione dei documenti sono anche le tare di un sistema che l’avvento dell’era digitale vorrebbe risolvere; la parola a cui si affidano i sostenitori dell’information technology è "dematerializzazione" e, con buona pace dei più accaniti conservatori, il futuro di pubbliche amministrazioni, imprese e studi professionali vira in questa direzione.

«La dematerializzazione rappresenta un’opportunità straordinaria per fare efficienza all’interno delle nostre imprese», afferma il capo sezione Telecomunicazioni-Informatica dell'associazione degli industriali modenesi Gabriele UbaldiniIl capo sezione Telecomunicazioni-Informatica di Confindustria Modena Gabriele Ubaldini. «Attraverso l’archiviazione sostitutiva ottica e la fatturazione elettronica si innesca un meccanismo virtuoso tale per cui non solo si ottiene una contrazione significativa dei costi ma anche lo snellimento della burocrazia e la razionalizzazione degli spazi normalmente dedicati alle cataste di carta. Il commiato dalla carta però, per essere efficace, oltre che di un superamento delle resistenze culturali necessita di una riprogettazione dei processi amministrativi, sia in ambito pubblico che privato. Credo che lo svecchiamento definitivo vada affrontato in un’ottica di sistema: pubblica amministrazione e imprese devono cooperare in vista di questo bene comune».

Il convegno pubblico di martedì 26 maggio, "Archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti contabili e fiscali", organizzato da Confindustria Modena, ha voluto approfondire gli aspetti normativi e procedurali connessi ai processi di archiviazione e di gestione informatica dei documenti.

Alla panoramica dei vantaggi più evidenti, affidata a Gabriele Ubaldini, ha fatto seguito la relazione del commercialista e revisore contabile Umberto Zanini, che ha dato conto del quadro legislativo di riferimento.

Successivamente Giorgio Confente, della direzione Agenzia delle Entrate Lombardia, ha parlato delle procedure che i funzionari dell’amministrazione finanziaria mettono in atto durante i loro controlli in azienda. Il beneficio della modalità informatica, nella fattispecie, deriva dal fatto di poter limitare al massimo l’invasività delle verifiche di Guardia di Finanza e Agenzia delle Entrate: i bilanci e le scritture contabili, infatti, possono finire tranquillamente su un compact disc da consegnare, in caso d’ispezione, all’accertatore.

Infine, prima del dibattito e delle conclusioni, il responsabile amministrativo Laura Bignamini e il fiscal manager Michele Crippa hanno presentato il caso della loro azienda, la Danone Spa, e l'esigenza che li ha spinti alla conservazione sostitutiva.

Secondo una recente ricerca condotta dall'Osservatorio della School of Management del Politecnico di Milano, l'adozione da parte dell'azienda di procedure di dematerializzazione dei documenti conduce a un risparmio annuo che va dai 2.000 agli 80.000 euro, a seconda delle dimensioni dell'impresa.

Con l'introduzione delle ultime normative sulla conservazione sostitutiva, il documento informatico acquista valore probatorio ai fini fiscali e legali consentendo, attraverso l'utilizzo della firma digitale e della marca temporale, la possibilità di eliminare definitivamente i documenti cartacei.

L'archiviazione e la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari rappresenta quindi oggi, per le imprese, un must oltre che un'importante opportunità sia in termini economici che organizzativi.

Archiviazione sostitutiva ottica a fatturazione elettronica

L’archiviazione sostitutiva ottica è una procedura capace di garantire per anni la validità legale di un documento informatico. È l’approdo concreto di quello che trent’anni fa era il “paperless office”, l’ufficio senza carta: le aziende possono risparmiare sui costi di stampa e archiviazione.

La fatturazione elettronica è il classico circuito dei pagamenti che dal supporto cartaceo passa al formato elettronico. I tempi di invio e ricezione degli ordini diventano più rapidi, e si eliminano i costi vivi che derivano dalla postalizzazione.

(24 maggio 2009)
Argomenti: Ict, Confindustria